Normaliser les outils de système d'information sur la gestion logistique (SIGL) sur papier pour optimiser la stratégie d'inventaire

Alight fournit des soins de santé complets à environ 75 000 réfugiés congolais et burundais dans les camps de Mahama, Gihembe et Nyabiheke. Les camps sont situés dans des zones reculées où les installations et les ressources sont limitées. Pour éviter les ruptures de stock de fournitures médicales dans un contexte où la demande peut fluctuer, Alight a normalisé son système de rapports sur papier et a développé des outils de système d'information de gestion logistique (SIGL) pour optimiser ses pratiques de gestion des stocks. Les outils de SIGL standardisés permettent de capturer et de rapporter les données sur les produits circulant dans la chaîne d'approvisionnement. Ces données sont transmises du niveau le plus bas de la chaîne d'approvisionnement (l'établissement de santé ou la pharmacie) aux niveaux supérieurs où ont lieu le réapprovisionnement et l'approvisionnement. La fiche de stock est un document de gestion des stocks qui enregistre les entrées et les sorties de tous les produits. Les magasiniers et les pharmaciens l'utilisent pour enregistrer les données de consommation et le stock disponible, deux données essentielles dont les gestionnaires ont besoin pour calculer le réapprovisionnement. Le formulaire de rapport et de réquisition mensuel (R&R) permet aux pharmaciens et aux magasiniers de communiquer leurs données au niveau supérieur de la chaîne d'approvisionnement et de demander un réapprovisionnement des stocks en fonction de leur consommation. La lettre de transport enregistre le transfert de stock d'un niveau de la chaîne d'approvisionnement à un autre, ou d'une installation à une autre. Il est signé par la personne qui délivre le produit au niveau supérieur - généralement un entrepôt - et par la personne qui reçoit les marchandises à la pharmacie ou à l'établissement de santé. La lettre de transport possède des données clés pour chaque produit, notamment le numéro de référence pour le mouvement de l'article, le nom de l'article, l'unité, le lot et la date d'expiration, la quantité d'articles et la destination. Face aux défis posés par la pandémie de COVID-19, Alight a décidé de passer au numérique. L'équipe a converti les outils sur papier en outils électroniques que le personnel pouvait envoyer par courrier électronique, ce qui a réduit au minimum l'interaction physique avec les pharmacies de terrain. Ceci, associé à l'augmentation des communications de l'équipe via WhatsApp, Skype, Zoom et d'autres plateformes en ligne, a considérablement amélioré les processus de routine tels que les autorisations qui sont maintenant traitées plus rapidement.