Diagnóstico para el Mejoramiento del Control Interno de la Suplidora Nacional de Productos Básicos (BANASUPRO)

La institución cuenta con el apoyo de la Actividad de la USAID para la Transparencia Fiscal, que tiene como objetivo fortalecer los controles internos, la transparencia y la rendición de cuentas de la gestión del Talento Humano y las Adquisiciones. La revisión realizada por la Actividad de la USAID para la Transparencia Fiscal identificó varias debilidades y oportunidades de mejora en los procesos de BANASUPRO. En primer lugar, se encontró que la institución no ha oficializado ni difundido políticas institucionales relacionadas con la compra de productos para la comercialización, la selección de marcas de productos, la concesión de crédito, existencias mínimas y máximas de productos para la venta en bodegas y centros de ventas, fijación de precios, descuentos, devoluciones, rebajas, bonificaciones y mermas. Además, no se encontraron políticas para la gestión del talento humano, en sus diferentes fases. En cuanto a la estructura organizativa, se encontró que BANASUPRO ha iniciado el diseño de procesos que no concluyeron con las fases de validación, revisión, aprobación y difusión. Además, no cuenta con un Manual de Clasificación de Puestos y Salarios, aprobado por las autoridades respectivas. En la comercialización de productos, se encontró que se adquiere una mayor cantidad de productos a los que establece la Ley de BANASUPRO, sin embargo, la Asesora Legal presentó una lista de resoluciones del Consejo Directivo con las que se aprueban la comercialización sin precisar el número de productos. Además, no existen instructivos o procedimientos por escrito para la recepción, almacenamiento y administración de productos en bodegas centrales, bodega bolsa solidaria y centros de venta. En cuanto a la distribución y venta, se encontró que la falta de un sistema automatizado en la bodega del proyecto bolsa solidaria no facilita el registro individualizado de los productos que salen de la bodega. Además, la ausencia de procedimientos para el control de entradas, salidas de productos y depósito de las ventas, genera frecuentes faltantes en los centros de venta. En la gestión de talento humano, se encontró que falta de publicación de los procesos de reclutamiento y selección de colaboradores en el portal web de la Institución; para este proceso tampoco existe un comité de selección formalmente designado. En cuanto a otros puntos de interés, se encontró que el espacio físico es inadecuado para cumplir con las funciones del personal de BANASUPRO. Además, existen cuentas por cobrar con antigüedad superior a cuatro años e inmuebles que no tienen uso específico. En resumen, la revisión realizada por la Actividad de la USAID para la Transparencia Fiscal identificó varias debilidades y oportunidades de mejora en los procesos de BANASUPRO. Se sugiere que la institución tome medidas para fortalecer sus controles internos, mejorar la transparencia y la rendición de cuentas de la gestión del Talento Humano y las Adquisiciones. Se sugiere al Gerente General que las unidades de logística y de mercadeo elaboren un inventario de los productos de la canasta básica que actualmente se venden para que se elabore un proyecto para que dicha autoridad autorice la comercialización de todos los productos que vende BANASUPRO. Además, se sugiere la utilización de equipos y otros implementos adecuados para un adecuado movimiento de productos de las bodegas. Se sugiere a la Unidad de Planeamiento y Evaluación de la Gestión (UPEG) que elabore un proyecto de políticas institucionales, en conjunto con el gerente de logística, gerente de recursos humanos y otros gerentes o unidades relacionadas con la política de compra de productos, selección de marcas, máximos y mínimos de existencias de productos para la venta en bodega y en los centros de venta, fijación de precios, política de crédito, descuentos, rebajas y devoluciones, mermas, bonificaciones y gestión del talento humano. Se sugiere a la UPEG que elabore un plan de trabajo para desarrollar el Manual de Procesos instit