Actividad de la USAID para la Transparencia Fiscal: Guía de Evaluación de las Unidades de Compra e Informes de las Evaluaciones de las Unidades de Compras de SCGG, SESAL, SEFIN y DARA

La ONCAE tiene la responsabilidad de dictar normas e instructivos de carácter general para desarrollar y mejorar los sistemas de contrataciones administrativas en sus aspectos operacionales, técnicos y económicos, y brindar servicios de asesoría y coordinación de actividades que orienten y sistematizan los procesos de contratación del sector público. La ONCAE emitió la Guía para Evaluar la Gestión de las Unidades de Compras y Procesos de Compras Seleccionados (Guía) con el propósito de identificar oportunidades de mejora en la organización y funcionamiento de las unidades de compras, así como en los procesos de contrataciones y adquisiciones que realizan las instituciones sometidas a la Ley de Contratación del Estado. La Guía fue elaborada por la Actividad de la USAID para la Transparencia Fiscal (Transparencia Fiscal) atendiendo un requerimiento de ONCAE. La Guía consta de cuatro capítulos detallados: Antecedentes, Marco Legal y Objetivos; Categorización de las Unidades de Compras; Subgerencias de la Estructura Organizativa y Perfil del Personal de las Unidades de Compras; y Atribuciones y Responsabilidades de las Unidades de Compras. La Guía también incluye un modelo de informe de evaluación y un listado de documentos y aplicaciones enviados por correo electrónico. La evaluación de las unidades de compras se realizó a través de una herramienta sistematizada en las instituciones de la Secretaría de Coordinación General de Gobierno, Secretaría de Salud, Secretaría de Finanzas y la Dirección Adjunta de Rentas Aduaneras. Participaron un total de 56 personas, entre personal de la Unidad de Compras y la Gerencia Administrativa. Las observaciones más importantes con oportunidades de mejoras son las siguientes: el personal de la UC manifiesta que no cuenta con espacio físico y recursos tecnológicos adecuados para proteger los expedientes y procesar la información; las atribuciones y responsabilidades que la ONCAE espera que sean realizadas por la UC, son efectuadas por otras unidades, sin su participación; existe personal de compras vinculado por contrato; no todas las funciones de los puestos están por escrito; existe un manual de funciones elaborado por la Dirección General de Servicio Civil, pero este no ha sido socializado con todos los empleados de la unidad de compras; no se elabora o da seguimiento al indicador de eficacia requerido por ONCAE; no se publican en HonduCompras las modificaciones del PACC; no se verifican las especificaciones técnicas o términos de referencia para determinar que las mismas no vayan dirigidas a un proveedor o marca específica, y que cumplen las disposiciones legales aplicables; no se verifican los informes de supervisión por la ejecución del contrato; no se reciben informes de vigencias de garantías; y, no se publican las cotizaciones en el portal de HonduCompras porque no existe una opción a nivel de sistema para hacerlo. La Guía para Evaluar la Gestión de las Unidades de Compras y Procesos de Compras Seleccionados es un documento de uso interno de la ONCAE, que puede ser actualizado cuando lo estime conveniente, así como compartido con otros organismos nacionales e internacionales, para su uso. La Guía fue elaborada por la Actividad de la USAID para la Transparencia Fiscal, atendiendo un requerimiento de ONCAE, y es un documento que puede ser actualizado cuando lo estime conveniente.