Guía de Elaboración de Procedimientos

La Guía de Elaboración de Procedimientos, publicada con el apoyo de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID/Paraguay), tiene como objetivo brindar lineamientos técnicos y facilitar la elaboración de procedimientos como instrumentos clave para asegurar el control de los procesos institucionales. La guía está dirigida a los Equipos Directivos y Técnicos de las Entidades Públicas del Paraguay, y tiene como objetivo complementar los conceptos y metodologías definidos en los Manuales de Concepto y de Implementación del Modelo Estándar de Control Interno del Paraguay (MECIP), actualmente vigente. La guía no pretende sustituir, sino complementar los conceptos y metodologías definidos en los manuales. La elaboración de procedimientos es un proceso interdisciplinario e interactivo, inherente a todas las áreas de la entidad, que incluye la revisión y aprobación de los documentos, de acuerdo a los niveles de aprobación definidos por cada institución. La responsabilidad de la elaboración de los procedimientos recae en los equipos técnicos o grupos de trabajo, bajo la supervisión de los niveles directivos, involucrados en los procesos que están siendo documentados. El diseño adecuado de un procedimiento consta de varias fases, que podrían resumirse en: Definición y Relevamiento, Redacción, Aprobación, Puesta en Marcha y Ajuste. Para recabar la información general del procedimiento, se entrevista a los que participan en la ejecución del mismo. Se debe solicitar al entrevistado toda la información jurídica y documental que se utiliza en el procedimiento, así como los documentos que se generan durante el flujo de las operaciones. La respuesta clara y concreta a preguntas específicas, como "¿Qué es lo que se hace?", "¿Cómo se hace?", "¿Quién lo hace?", "¿Dónde se hace?", "¿Cuándo se hace?" y "¿Por qué se hace?", garantiza la seguridad de no omitir aspectos importantes. Otras preguntas más generales, como "¿Proporciona el procedimiento actual, los puntos de controles efectivos que permitan eliminar o reducir los riesgos, y obtener el máximo rendimiento al mínimo costo y esfuerzo?", "¿Las rutinas relevadas definen una secuencia de actividades y tareas lógica?" y "¿Se pueden hacer modificaciones que agilicen las actividades y logren mayor efectividad?", también deben ser consideradas. La guía presenta varios modelos de procedimientos, como el descriptivo, el de pasos y el flujograma o diagrama de flujo. Los diagramas de flujo, presentados en forma sencilla y accesible, dan una descripción clara de las operaciones, facilitando visualmente su comprensión. Existen varios modelos de flujogramas, como los lineales, sectoriales o funcionales, entre otros. En resumen, la Guía de Elaboración de Procedimientos es un recurso valioso para las instituciones públicas del Paraguay, ya que proporciona lineamientos técnicos y facilita la elaboración de procedimientos como instrumentos clave para asegurar el control de los procesos institucionales. La guía destaca la importancia de la definición y relevamiento, la redacción, la aprobación, la puesta en marcha y el ajuste de los procedimientos, y presenta varios modelos de procedimientos para su documentación.